Contoh Notulen dan Risalah RUPS: 4 Template Lengkap Beserta Format Berita Acaranya
Setiap keputusan yang diambil dalam Rapat Umum Pemegang Saham harus terdokumentasikan dengan benar. Tanpa risalah atau notulen yang sesuai ketentuan, keputusan RUPS — sekeras apapun perjuangan untuk mencapainya — bisa dianggap tidak sah dan tidak dapat dieksekusi secara hukum.
Halaman ini menyediakan panduan tentang cara membuat notulen dan risalah RUPS yang benar, perbedaan antara notulen biasa dan risalah akta notariil, serta template yang dapat langsung Anda gunakan.
Daftar Isi
Apa Itu Notulen dan Risalah RUPS?
Meski sering digunakan secara bergantian, notulen dan risalah RUPS memiliki perbedaan penting:
Notulen RUPS adalah catatan jalannya rapat yang dibuat oleh sekretaris perusahaan atau pejabat yang ditunjuk. Bersifat internal dan tidak memerlukan keterlibatan Notaris. Cocok untuk keputusan yang tidak memerlukan perubahan pada dokumen resmi Kemenkumham.
Risalah RUPS (Akta Notariil) adalah dokumen yang dibuat oleh Notaris yang hadir dalam RUPS atau berdasarkan pernyataan keputusan rapat yang disampaikan kepada Notaris. Memiliki kekuatan hukum sebagai akta autentik. Wajib dibuat untuk keputusan yang memerlukan persetujuan atau pemberitahuan Kemenkumham.
Kapan Harus Menggunakan Akta Notariil?
| Jenis Keputusan RUPS | Notulen Biasa | Akta Notariil |
| Persetujuan laporan tahunan | ✅ Cukup | — |
| Penetapan dividen | ✅ Cukup | — |
| Penunjukan auditor | ✅ Cukup | — |
| Pergantian Direksi / Komisaris | — | ✅ Wajib |
| Perubahan Anggaran Dasar | — | ✅ Wajib |
| Merger / akuisisi | — | ✅ Wajib |
| Penambahan modal | — | ✅ Wajib |
| Pembubaran PT | — | ✅ Wajib |
Elemen Wajib dalam Notulen RUPS
Berdasarkan Pasal 90 UU No. 40/2007 tentang Perseroan Terbatas, notulen dan risalah RUPS paling sedikit harus memuat:
- Tempat dan tanggal RUPS dilangsungkan
- Waktu RUPS dimulai dan diakhiri
- Nama peserta yang hadir beserta jabatan dan jumlah saham yang dimiliki/diwakili
- Agenda rapat yang dibahas
- Pokok-pokok pendapat yang dikemukakan dalam RUPS
- Jumlah suara yang setuju, tidak setuju, dan abstain untuk setiap keputusan
- Keputusan yang diambil untuk setiap mata acara
Selain elemen wajib di atas, praktik terbaik menyarankan penambahan:
- Daftar hadir yang ditandatangani setiap peserta
- Fotokopi surat kuasa (bagi peserta yang hadir mewakili pemegang saham lain)
- Hasil perhitungan kuorum di awal rapat
Template Notulen RUPS Tahunan
Berikut adalah template dasarnotulen dan risalah RUPS Tahunan yang sudah disesuaikan dengan ketentuan UU PT:
NOTULEN RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN PT [NAMA PERUSAHAAN]
Hari/Tanggal: [Hari], [Tanggal Bulan Tahun] Waktu: Pukul [XX.XX] WIB s/d Pukul [XX.XX] WIB Tempat: [Alamat Lengkap]
PIMPINAN RAPAT: Nama: [Nama Ketua Rapat] Jabatan: [Jabatan dalam Perseroan]
SEKRETARIS RAPAT: Nama: [Nama Sekretaris] Jabatan: [Jabatan dalam Perseroan]
I. PESERTA RAPAT
| No | Nama | Jabatan/Status | Jumlah Saham | % Kepemilikan |
| 1 | [Nama] | Pemegang Saham | [Jumlah] | [%] |
| 2 | [Nama] | Pemegang Saham | [Jumlah] | [%] |
Total saham hadir/diwakili: [Jumlah] saham dari [Total] saham yang dikeluarkan ([%] dari seluruh saham dengan hak suara).
Keterangan Kuorum: Kuorum kehadiran terpenuhi / tidak terpenuhi. Rapat dapat / tidak dapat dilangsungkan.
II. PEMBUKAAN
Rapat dibuka oleh Ketua Rapat pada pukul [XX.XX] WIB. Ketua Rapat menyampaikan bahwa kuorum kehadiran telah terpenuhi sesuai ketentuan Pasal 86 UU No. 40/2007 dan Anggaran Dasar Perseroan, sehingga Rapat dinyatakan sah dan berwenang mengambil keputusan.
III. PEMBAHASAN MATA ACARA
Mata Acara Pertama: Persetujuan dan Pengesahan Laporan Tahunan Perseroan
Ketua Rapat mempersilakan Direksi menyampaikan Laporan Tahunan Perseroan untuk tahun buku [YYYY] yang meliputi:
- Laporan kegiatan Perseroan
- Laporan keuangan yang telah diaudit oleh [Nama KAP]
- Laporan pengawasan Dewan Komisaris
[Ringkasan materi yang disampaikan]
Tanya Jawab: [Catat pertanyaan dan jawaban yang relevan]
Pengambilan Keputusan: Ketua Rapat meminta persetujuan peserta atas Laporan Tahunan.
Jumlah Saham | Persentase | |
| Setuju | [Jumlah] | [%] |
| Tidak Setuju | [Jumlah] | [%] |
| Abstain | [Jumlah] | [%] |
Keputusan Mata Acara Pertama: Rapat menyetujui dan mengesahkan Laporan Tahunan Perseroan untuk tahun buku [YYYY], termasuk laporan keuangan yang telah diaudit, serta memberikan pelunasan dan pembebasan tanggung jawab sepenuhnya (acquit et de charge) kepada Direksi dan Dewan Komisaris atas tindakan pengurusan dan pengawasan yang telah dilakukan selama tahun buku [YYYY].
(Format yang sama diulang untuk setiap mata acara berikutnya)
IV. PENUTUPAN
Setelah seluruh mata acara rapat selesai dibahas dan keputusan diambil, Ketua Rapat menutup Rapat pada pukul [XX.XX] WIB.
PENGESAHAN NOTULEN
Notulen ini dibuat dan ditandatangani oleh:
Ketua Rapat,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
Pemegang Saham yang Ditunjuk sebagai Saksi,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
Format Berita Acara RUPS (untuk Keperluan Notaris)
Berbeda dengan notulen internal, Berita Acara RUPS adalah dokumen yang menjadi dasar Notaris dalam membuat akta. Umumnya Notaris yang hadir dalam RUPS akan langsung membuat minuta akta berdasarkan jalannya rapat.
Untuk RUPS yang dihadiri Notaris, alurnya:
- Notaris hadir dan mencatat seluruh jalannya rapat
- Setelah RUPS selesai, Notaris membuat minuta akta (draft akta)
- Minuta akta dibacakan kepada para pihak
- Para pihak menandatangani akta
- Notaris menerbitkan salinan akta untuk keperluan pendaftaran ke Kemenkumham
Akta Pernyataan Keputusan Rapat (PKR)
Selain akta notulen dan risalah RUPS yang dibuat Notaris saat rapat, terdapat mekanisme alternatif: Akta Pernyataan Keputusan Rapat (PKR). Mekanisme ini digunakan ketika notulen dan risalah RUPS telah dilangsungkan (dan notulennya sudah ada), lalu hasilnya “dituangkan kembali” oleh pemegang saham kepada Notaris untuk dibuat menjadi akta.
PKR lazim digunakan ketika:
Notaris tidak hadir dalam notulen dan risalah RUPS
Keputusan diambil melalui mekanisme sirkuler (tanpa rapat fisik)
Ada keperluan mendadak untuk mendaftarkan keputusan notulen dan risalah RUPS ke Kemenkumham
Untuk keputusan yang mewajibkan akta notariil, pastikan proses PKR ini dilakukan sesegera mungkin setelah notulen dan risalah RUPS — mengingat ada tenggat waktu pendaftaran ke Kemenkumham (umumnya 30 hari untuk perubahan yang memerlukan persetujuan Menteri).
Tenggat Waktu Pendaftaran ke Kemenkumham
Setelah RUPS menghasilkan keputusan yang memerlukan persetujuan atau pemberitahuan Kemenkumham, terdapat tenggat waktu yang harus dipatuhi:
| Jenis Perubahan | Mekanisme | Tenggat |
| Perubahan AD yang perlu persetujuan Menteri | Permohonan persetujuan | 30 hari setelah akta |
| Perubahan AD yang cukup dilaporkan | Pemberitahuan | 30 hari setelah akta |
| Pergantian Direksi/Komisaris | Pemberitahuan | 30 hari setelah akta |
Keterlambatan pendaftaran tidak membatalkan keputusan RUPS, namun perubahan tidak berlaku terhadap pihak ketiga hingga didaftarkan.
Unduh Template Notulen RUPS
Untuk menghemat waktu dan memastikan kepatuhan hukum, kami menyediakan paket template yang siap digunakan:
📄 Yang termasuk dalam paket template (gratis):
- Template Notulen RUPS Tahunan (format Word)
- Template Notulen RUPSLB — Pergantian Direksi
- Template Notulen RUPSLB — Perubahan Anggaran Dasar
- Checklist kelengkapan dokumen RUPS
- Panduan singkat pengisian template
📥 Download gratis sekarang — masukkan email Anda dan template dikirimkan langsung ke inbox.
Program Corporate Law Education Master Justicia memberikan pengalaman praktik melalui simulasi kasus, contract drafting, hingga legal opinion berbasis real case, sehingga kamu bisa memahami bagaimana Corporate Lawyer digunakan di dunia kerja.